Was ist automatisierte Auftragserfassung mit KI?
In modernen Handelsunternehmen spielt die Auftragserfassung eine zentrale Rolle bei der Abwicklung von Kundenaufträgen. Dieser Prozess umfasst die Entgegennahme, Eingabe und Überprüfung von Auftragsdaten, um sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen korrekt für die nachfolgenden Geschäftsprozesse gespeichert werden. Eine präzise und effiziente Auftragserfassung ist entscheidend, da diese Daten die Grundlage für die Lagerverwaltung, den Versand und die Rechnungsstellung bilden.
Traditionell war dieser Prozess oft manuell, was zeitaufwendig und fehleranfällig ist. Hier setzt die KI-unterstützte Auftragserfassung an, die den Prozess nicht nur beschleunigt, sondern auch die Genauigkeit erheblich verbessert.
In diesem Artikel werden wir die 5 Entwicklungsschritte der Auftragserfassungstechnologien beleuchten, beginnend mit OCR und Template-basierten Lösungen über RPA und EDI bis hin zur modernen KI-gestützten Auftragserfassung.
Von OCR bis KI: Die Evolution der automatisierten Dokumentenverarbeitung
OCR
Die optische Zeichenerkennung (OCR) ist der erste Schritt zur Digitalisierung von Aufträgen. OCR ermöglicht die automatische Erkennung und Extraktion von Text aus gescannten Dokumenten und Bildern. Diese Technologie kann gedruckten Text effizient erkennen und in maschinenlesbare Daten umwandeln. Diese Daten können anschließend in ein ERP-System integriert werden, um weiterverarbeitet zu werden. Allerdings endet die Fähigkeit von OCR hier – sie kann die extrahierten Daten nicht interpretieren.
Für die genaue Erfassung und Verarbeitung der Informationen ist menschliche Intervention erforderlich, um Fehler zu vermeiden und die Daten richtig zu verarbeiten. Daher ist OCR allein für die vollständige Automatisierung der Auftragserfassung nicht ausreichend.
Vorlagenbasierte Systeme (Regelbasierte Lösungen)
Vorlagenbasierte Systeme erweitern die OCR-Technologie um kundenspezifische Vorlagen. Dabei wird die räumliche Anordnung der Daten genutzt, um eine gewisse Interpretation der Informationen zu ermöglichen. Diese Systeme erkennen festgelegte Felder in standardisierten Unterlagen und extrahieren die relevanten Daten daraus.
Obwohl diese Methode eine gewisse Automatisierung ermöglicht, führen selbst kleinste Abweichungen in den Vorlagen zu Problemen. Solche Fehler führen dazu, dass ein Mitarbeiter weiterhin Vorlagen manuell anpassen muss. Das kann dazu führen, dass die Verarbeitung nicht mehr effizienter als manuelle Verarbeitung ist.
Template-basierte Systeme sind ideal für Unternehmen mit Auftragsdokumenten, die immer dieselben Layouts haben und keine Bestellungen per E-Mail erhalten. Diese Dateien folgen stets dem gleichen Format.
Robotic Process Automation (RPA)
Robotic Process Automation (RPA) ermöglicht die Automatisierung repetitiver Arbeitsabläufe durch den Einsatz von Bots. Durch RPA können Unternehmen Zeit und Ressourcen sparen, indem sie Aufgaben automatisieren, die normalerweise von Mitarbeitern manuell erledigt werden müssten. Diese Technologie ist sehr hilfreich für repetitive Aufgaben, die präzise sein müssen, wie Dateneingabe oder Transaktionsverarbeitung.
Electronic Data Interchange (EDI)
Electronic Data Interchange bezeichnet den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten in einem standardisierten Format zwischen Unternehmen und deren Kunden. Durch die Verwendung von standardisierten Mustern können Daten effizienter ausgetauscht werden, was zu einer Vereinfachung der Geschäftsprozesse führt.
Die Umsetzung von EDI erfordert regelmäßige Anpassungen, damit beide Seiten die vereinbarte Struktur beim Austausch von Unterlagen einhalten. Das kann teuer und kompliziert sein, besonders für Kunden, die nur manchmal oder wenig bestellen. Deswegen lohnt sich eine EDI-Anbindung oft nicht für Kunden,
KI-gestützte automatische Auftragserfassung
Die KI-gestützte Auftragserfassung ermöglicht eine Interpretation von Daten, die ähnlich der eines Menschen ist. Durch den Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) und insbesondere intelligenter Dokumentenverarbeitung (IDP) können Dokumente mit hoher Geschwindigkeit und Genauigkeit verarbeitet werden.
Die intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) verwendet fortschrittliche Algorithmen und maschinelles Lernen, um verschiedene Texte zu erkennen, analysieren und verstehen. Der Vorteil von KI ist, dass wir in der Lage sind, Informationen aus verschiedenen Quellen automatisch zu extrahieren. Dies erleichtert die Prozesse erheblich, da wechselnde Layouts und frei fließende Texte problemlos verarbeitet werden können. Zum Beispiel können Kaufinformationen automatisch aus einer E-Mail ausgelesen werden, ohne dass sie explizit markiert werden müssen. Die KI interpretiert die E-Mail und stellt die relevanten Informationen bereit.
Durch kontinuierliches Training mit Daten wird die KI immer zuverlässiger und kann komplexe Muster und Zusammenhänge erkennen. Dies verbessert die Genauigkeit und Effizienz der Auftragserfassung ständig und ermöglicht Unternehmen, ihre Prozesse besser zu optimieren.
Die Vorteile der KI-basierten digitalen Auftragserfassung
Automatische Informationsinterpretation und -extraktion: KI-gestützte Systeme sind in der Lage, Informationen aus verschiedenen Quellen wie Dokumenten, E-Mails und Nachrichten zu interpretieren und automatisch zu extrahieren.
Effizienzsteigerung: Automatisierte Prozesse ermöglichen eine schnellere Durchführung von Aufgaben und beschleunigen Ihre Prozesse.
Kosteneinsparungen: Durch Digitalisierung und Effizienzsteigerung können Unternehmen ihre Mitarbeiter für wertvolle Aufgaben einsetzen.
Verbesserte Genauigkeit: Digitale Prozesse minimieren menschliche Fehler und sorgen für eine höhere Datenqualität durch automatisierte Validierung und Überprüfung.
Skalierbarkeit: Elektronische Arbeitsabläufe sind leicht skalierbar und können an sich ändernde Anforderungen und Arbeitslasten angepasst werden.
Bessere Datenspeicherung und Zugänglichkeit: Digitale Prozesse verbessern die Speicherung und Organisation von Daten, was den Zugriff und die Analyse erleichtert.
Verbesserte Kundenservice: Durch die Digitalisierung von Kundeninteraktionen können Unternehmen ihren Kunden einen schnelleren und bequemeren Service bieten, z. B. durch Online-Bestellungen, elektronische Rechnungsstellung und Kundenportale.
Wettbewerbsvorteil: Unternehmen, die digitale Prozesse effektiv nutzen, können sich einen Wettbewerbsvorteil verschaffen, indem sie flexibler, effizienter und kundenorientierter sind als ihre Konkurrenten.
Was bietet smartextract an?
smartextract bietet eine Lösung für dieses Problem, indem es alle eingehenden Daten erfasst, strukturiert und für eine fehlerfreie Weitergabe an Drittsysteme wie ERP-Systeme oder zur Weiterverarbeitung für beispielsweise die Angebotserstellung bereitstellt.
Durch die automatisierte Erfassung und Strukturierung der Daten mittels künstlicher Intelligenz (KI) ermöglicht smartextract Unternehmen eine effiziente Verarbeitung und Nutzung ihrer Informationen. Die Interpretation der Daten durch KI-Software macht es möglich, Zeit zu sparen und die Effizienz zu steigern im Vergleich zur manuellen Verarbeitung. Unternehmen gewinnen dadurch wertvolle Zeit, die sie für andere wichtige Aufgaben nutzen können. Dies trägt zur Verbesserung ihrer Wettbewerbsfähigkeit bei und reduziert gleichzeitig die Fehleranfälligkeit, was zu einem reibungslosen und effektiveren Betrieb führt.
