E-Rechnung verarbeiten: XRechnung, ZUGFeRD und der Rest des Posteingangs

Was gilt ab wann?

Die Umstellung läuft gestaffelt. Die folgenden Eckdaten stammen aus den Veröffentlichungen des Bundesfinanzministeriums; da Fristen im Gesetzgebungsverfahren bewegt wurden, lohnt vor jeder Investition ein Blick auf den aktuellen Stand.

Was als E-Rechnung zählt, und was nicht

Ein PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung. Maßgeblich ist ein strukturiertes, maschinenlesbares Format nach der europäischen Norm EN 16931. In Deutschland erfüllen das vor allem zwei Formate: XRechnung, ein reines XML, und ZUGFeRD ab Version 2.x, bei dem das XML in ein sichtbares PDF eingebettet ist.

Für den Empfang heißt das zunächst wenig Arbeit: Ein strukturiertes Format muss nicht erkannt, sondern nur eingelesen werden. Die Erkennung entfällt genau dort, wo das Format sie überflüssig macht.

Das eigentliche Problem ist der gemischte Posteingang

Die Pflicht regelt Rechnungen. Sie regelt nicht Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Leistungsverzeichnisse oder Bestellungen, und sie gilt nicht für ausländische Lieferanten. Auf Jahre hinaus laufen deshalb zwei Wege nebeneinander: strukturierte Rechnungen, die direkt eingelesen werden, und alles andere, das weiterhin als PDF, Scan oder Freitext in einer E-Mail ankommt.

Wer nur die E-Rechnung löst, hat den kleineren Teil gelöst. Sinnvoll ist ein Eingang, in dem beide Wege im selben Prozess landen: strukturierte Formate werden geparst, unstrukturierte ausgelesen, und beide danach gleich behandelt, also gegen die Stammdaten geprüft und ins ERP übergeben.

Woran der Rechnungseingang tatsächlich hängt

Ob eine Rechnung automatisch durchläuft, entscheidet selten das Format, sondern die Prüfung: Gehört die Rechnung zu einer Bestellung? Stimmen Positionen, Mengen und Preise? Ist der Lieferant angelegt? Eine formal korrekte XRechnung mit falscher Artikelnummer ist genauso wenig buchbar wie ein schlecht gescanntes PDF.

Der Aufwand verschiebt sich damit von der Erfassung zur Klärung von Abweichungen, was der eigentliche Zweck der Umstellung ist. Manuell kostet dieser Weg typischerweise 30–100 Arbeitstage im Jahr bei einer Fehlerquote von 5–15 %.

Häufig gestellte Fragen

Reicht es, E-Rechnungen archivieren zu können?

Empfangen und revisionssicher aufbewahren ist die Mindestanforderung. Wirtschaftlich wird die Umstellung erst, wenn die enthaltenen Daten auch geprüft und gebucht werden, ohne dass jemand sie abtippt.

Was passiert mit Lieferanten, die weiter PDFs schicken?

Die kommen weiterhin: ausländische Lieferanten sind von der deutschen Pflicht nicht erfasst, und für andere Belegarten gilt sie ohnehin nicht. Für diesen Teil braucht es eine Extraktion, die ohne Vorlage je Lieferant auskommt.

Ist ZUGFeRD oder XRechnung die bessere Wahl?

Für den Versand an Behörden ist XRechnung gesetzt. ZUGFeRD ist im B2B bequemer, weil dieselbe Datei für Menschen lesbar bleibt. Beim Empfang sollten Sie beide verarbeiten können.

Muss dafür das ERP getauscht werden?

Nein. Der Eingang lässt sich vorschalten: Belege werden vor dem ERP gelesen, geprüft und als fertiger Datensatz übergeben, über die REST-API oder einen Export.