Vergleich
smartextract vs. manueller Verarbeitung
Kurz gesagt
Manuelle Belegerfassung kostet typischerweise 30–100 Arbeitstage im Jahr bei 5–15 % Fehlerquote, und der teure Teil ist die Nacharbeit, nicht das Abtippen. Automatisierte Erfassung mit Validierung gegen die Stammdaten senkt den Aufwand um rund 80 % und die Fehler um etwa 95 %.
Manuelle Erfassung und smartextract im Vergleich
| Manuelle Erfassung | smartextract | |
|---|---|---|
| Aufwand | 30–100 Arbeitstage im Jahr | Rund 80 % weniger |
| Fehlerquote | 5–15 % | Rund 95 % weniger Fehler |
| Lastspitzen | Nur über Überstunden oder Zeitarbeit abzufangen | Skaliert ohne zusätzliche Köpfe |
| Neuer Lieferant | Einarbeitung | Kein Mehraufwand |
| Nachvollziehbarkeit | Im Kopf der Bearbeiterin | Konfidenzwerte und Prüfprotokoll je Feld |
| Qualitätssicherung | Stichprobe | Jedes Feld gegen die Stammdaten geprüft |
| Kosten | Personalkosten je Beleg | Ab 4.500 € im Jahr für 5.000 Dokumente |
Wo die Kosten tatsächlich entstehen
Der teure Teil der manuellen Verarbeitung ist selten das Abtippen. Er liegt in der Nacharbeit: eine falsch übernommene Artikelnummer wird erst im Wareneingang oder in der Rechnungsprüfung auffällig, und die Korrektur kostet ein Vielfaches der ursprünglichen Erfassung. Bei 5–15 % Fehlerquote ist das kein Randfall.
Automatisierte Erfassung verschiebt den Aufwand nach vorn: ausgelesen wird maschinell, geprüft wird gegen die Stammdaten, und Menschen sehen nur noch, was unsicher ist. Der Anteil, der ohne Eingriff durchläuft, ist die eigentliche Kennzahl, nicht die Erkennungsgenauigkeit.
Wann manuelle Erfassung ausreicht
Bei wenigen Belegen im Monat rechnet sich keine Software. Ebenso, wenn jeder Beleg ohnehin eine inhaltliche Einzelfallentscheidung erfordert: dann ist die Erfassung nicht der Engpass, sondern die Prüfung.
Häufig gestellte Fragen
Ersetzt das Team dadurch Stellen?
In der Praxis verschiebt sich die Arbeit von der Erfassung zur Prüfung von Ausnahmen. Der Engpass in Einkauf und Vertrieb ist selten zu wenig Personal, sondern Personal, das mit Abtippen beschäftigt ist.
Wie hoch ist die Dunkelverarbeitungsquote?
Sie hängt davon ab, wie vollständig Ihre Stammdaten sind: die Validierung kann nur prüfen, was sie nachschlagen kann. Genau das beantwortet der Test mit Ihren eigenen Belegen zuverlässiger als jede allgemeine Zahl.
Was passiert mit unsicheren Feldern?
Sie werden markiert und gehen in die manuelle Kontrolle, statt automatisch exportiert zu werden. Die Korrektur erfolgt im Data Studio neben dem Originalbeleg.
Schicken Sie uns ein Dokument aus Ihrem Tagesgeschäft: Sie sehen die Extraktion an Ihrem eigenen Beleg, nicht an einem Demodatensatz. Die ersten 100 Credits für Extraktionen sind kostenlos.
Schicken Sie uns ein Dokument und sehen Sie die Extraktion.
30 Minuten, Ihre eigenen Belege, keine Vorbereitung nötig.