Aufträge 5× schneller erfassen – mit Ihrem bestehenden ERP
Entlasten Sie Ihr Vertriebsteam – und übertragen Sie Auftragsdaten mit bis zu 80% weniger Aufwand und bis zu 90% weniger Fehler. KI-basiert, ohne Trainingsaufwand.
Warum manuelles Erfassen Sie mehr kostet, als Sie denken
- Fehler beim Übertragen der Daten – Zahlendreher oder Tippfehler
- Unvollständige Infos – Rückfragen, die Zeit kosten
- Aufträge stauen sich – das Team kommt nicht hinterher
👉 Das kostet Zeit, Geld – und Nerven.
Weniger Abtippen – mehr Zeit für Kunden
KI erfasst & validiert – schnell & zuverlässig
Sales behält die volle Kontrolle
Einfach starten – mit Ihrem ERP
Die Lösung: Automatisierte Auftragserfassung – korrekt und entlastend
smartextract liest eingehende Aufträge automatisch aus – ob per PDF, E-Mail oder Formular – und extrahiert alle relevanten Daten. Die Angaben werden direkt mit Ihren Stammdaten validiert: Artikelnummern, Preise, Mengen, Liefertermine und mehr. Unstimmigkeiten werden erkannt – und nur bei Bedarf zur Prüfung angezeigt.
Ob automatisch ins ERP übertragen oder mit manueller Freigabe: Sie behalten die volle Kontrolle.
Ihre Vorteile auf einen Blick
5× schneller – ohne Mehraufwand
Versteht Dokumente wie ein Mensch – unabhängig von Sprache & Layout
Läuft mit Ihrem bestehenden ERP
Sofort einsatzbereit – ohne KI -Trainingsaufwand
DSGVO-konform – entwickelt in Deutschland
Bei Unsicherheiten fragt die KI nach – Sie behalten die Kontrolle.
So funktioniert’s
Dokumente oder E-Mail empfangen
Sie leiten eingehende Aufträge weiter – der Rest läuft automatisch.
Daten auslesen
smartextract extrahiert alle relevanten Auftragsdaten: Positionen, Mengen, Preise, Liefertermine und mehr.
3.
Abweichungen werden erkannt
Die erfassten Daten werden automatisch gegen Ihre Stammdaten geprüft. Bei Unsicherheiten fragt die KI nach – Sie behalten die Kontrolle.
4.
Freigeben und ins ERP übernehmen
Sie entscheiden: Bei Freigabe schreibt smartextract die geprüften Daten direkt in Ihr ERP.
Enterprise-Technologie zum Mittelstands-freundlichen Preis.
Sparen Sie bis zu 80 % Zeit – ohne KI-Trainingsaufwand. Läuft in Ihrem ERP.
Free
0€
- Zugang zur Self-Service-Plattform
- Vorlagen für verschiedene KI-Modelle
- Selbstanpassbare KI-Modelle
- 1 x Use Case inkl.: Datenextraktion aus PDFs
- Keine Kreditkarte erforderlich
5K Plan
ab 3.500€ / Jahr
- 5.000 Dokumente / Jahr inkl.
- 1 x Use Case inklusive: Automatische Auftragserfassung
- Zeitersparnis: ca. 417 Stunden / Jahr
- 100 % DSGVO-konform
- 10% sparen: Bundle mit weiterem Use Case
10K Plan
ab 6.500€ / Jahr
- 10.000 Dokumente / Jahr inkl.
- 1 x Use Case inklusive: Automatische Auftragserfassung
- Zeitersparnis: ca. 833 Stunden / Jahr
- 100 % DSGVO-konform
- 15% sparen: Bundle mit weiterem Use Case
20k Plan
ab 12.500€ / Jahr
- 20.000 Dokumente / Jahr inkl.
- 1 x Use Case inklusive: Automatische Auftragserfassung
- Zeitersparnis: ca. 1.677 Stunden / Jahr
- 100 % DSGVO-konform
- 20% sparen: Bundle mit weiterem Use Case
Free
0€
- Zugang zur Self-Service-Plattform
- Vorlagen für verschiedene KI-Modelle
- Selbstanpassbare KI-Modelle
- 1 x Use Case inkl.: Datenextraktion aus PDFs
- Keine Kreditkarte erforderlich
5K Plan
ab 469€ / Monat
- 5.000 Dokumente / Jahr inkl.
- 1 x Use Case inklusive: Automatische Auftragserfassung
- Zeitersparnis: ca. 417 Stunden / Jahr
- 100 % DSGVO-konform
- 5% sparen: Bundle mit weiterem Use Case
10K Plan
ab 779€ / Monat
- 10.000 Dokumente / Jahr inkl.
- 1 x Use Case inklusive: Automatische Auftragserfassung
- Zeitersparnis: ca. 833 Stunden / Jahr
- 100 % DSGVO-konform
- 10% sparen: Bundle mit weiterem Use Case
20k Plan
ab 1.499€ / Monat
- 20.000 Dokumente / Jahr inkl.
- 1 x Use Case inklusive: Automatische Auftragserfassung
- Zeitersparnis: ca. 1.667 Stunden / Jahr
- 100 % DSGVO-konform
- 15% sparen: Bundle mit weiterem Use Case
Mehr als 20.000 Dokumente? Kontaktieren Sie uns
Größere Dokumentenvolumen oder individuelle Workflows?
- > 20.000 Dokumente / Jahr
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- Eigene API- & ERP-Integration
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Alle Pakete im Vergleich – Funktionen, Integrationen & Support
Für Details zu Dokumentenanzahl, Validierung, User-Anzahl u. v. m.
| Paket | Free | 5k Plan | 10k Plan | 20k Plan |
|---|---|---|---|---|
| Dokumentenanzahl | 5 inkl. | 5000 inkl. | 10.000 inkl. | 20.000 inkl. |
| User | 1 | Unbegrenzt | Unbegrenzt | Unbegrenzt |
| Multi-Standortfähigkeit | - | - | 1 inkl. | 3 inkl. |
| Dokumententypen | Nur vordefinierte Dokumenttypen (z. B. AB-Vorlage) | 1 inkl. Weitere auf Wunsch - ggf. Einmalbetrag pro Dokumententyp | 1 inkl. Weitere auf Wunsch - ggf. Einmalbetrag pro Dokumententyp | 1 inkl. Weitere auf Wunsch - ggf. Einmalbetrag pro Dokumententyp |
| Dateiformate | PDF - Email - Excel, CSV - Doc(x) | PDF - Email - Excel, CSV - Doc(x) | PDF - Email - Excel, CSV - Doc(x) | |
| Abgleich & Validierung der extrahierten Daten mit Ihren Daten im ERP, CRM etc | - | |||
| Dokumentenklassifizierung und Mitarbeiter-Routing | - | Optional - Preis auf Anfrage | Optional - Preis auf Anfrage | Optional - Preis auf Anfrage |
| Semantischer Abgleich (z.B. bei Produktdatenbanken) | - | Optional - Preis auf Anfrage | Optional - Preis auf Anfrage | Optional - Preis auf Anfrage |
| Individuelles KI-Modell - Direktes Lernen vom Anwender Feedback | - | |||
| ERP-Integration | - | Per XML, CSV oder API – mit einmaliger Einrichtungsgebühr | Per XML, CSV oder API – mit einmaliger Einrichtungsgebühr | Per XML, CSV oder API – mit einmaliger Einrichtungsgebühr |
| DSGVO-konform | ||||
| Onboarding & Virtuelles Training | - | |||
| Vorort Training | - | auf Kundenwunsch | auf Kundenwunsch | auf Kundenwunsch |
| Support | Chat und E-Mail | Chat, Email, und Telefon | Chat, Email, und Telefon | Chat, Email, und Telefon |
| Customer Success | - | Individuelle Betreuung | Individuelle Betreuung | Individuelle Betreuung |
| Grundpreis pro Jahr | 0€ | ab 4.500 € | ab 7.500 € | ab 14.500 € |
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Welche Daten smartextract prüft – flexibel & vollständig
smartextract verarbeitet PDFs, E-Mails und ERP-Daten – egal ob 2- oder 3-Wege-Abgleich. Alle relevanten Dokumente werden automatisch geprüft und miteinander abgeglichen.
Bestellbestätigungen
Automatischer Abgleich von Menge, Preis & Liefertermin mit Ihrer Bestellung.
Rechnungen
Erkennt Preisabweichungen vor Freigabe – für maximale Transparenz.
Lieferscheine
Optionaler Abgleich für den Wareneingang im 3-Wege-Matching.
Bestellungen (ERP)
Dient als Referenz: strukturierte ERP-Daten für den automatischen Vergleich.
Leistungsverzeichnisse
Zur Validierung von Artikelnummern, Einheiten oder Langtexten.
Anmerkungen & Begleittexte
Auch formlose Kommentare oder Hinweise (z. B. geänderte Termine) werden berücksichtigt.
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Als inhabergeführtes Unternehmen sind wir selbst im Mittelstand verwurzelt. Unser Ziel ist kein schnelles Wachstum oder ein Exit wie bei VC-finanzierten Startups – sondern langfristige Partnerschaften und echte Unterstützung für Unternehmen wie Ihres.
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