Aufträge automatisch erfassen – mit Ihrem bestehenden ERP
Entlasten Sie Ihr Vertriebsteam – und übertragen Sie Auftragsdaten 5× schneller. KI-basiert, ohne Trainingsaufwand.
Warum manuelles Erfassen Sie mehr kostet, als Sie denken
- Fehler beim Übertragen der Daten – Zahlendreher oder Tippfehler
- Unvollständige Infos – Rückfragen an Kunden, die Zeit kosten
- Aufträge stauen sich – das Team kommt nicht hinterher
👉 Das kostet Zeit, Geld – und Nerven.
Weniger Abtippen – mehr Zeit fürs Wesentliche
KI erfasst & validiert – schnell & zuverlässig
Sales behält die volle Kontrolle
Einfach starten – mit Ihrem ERP
Die Lösung: Automatisierte Auftragserfassung – korrekt und entlastend
smartextract liest eingehende Aufträge automatisch aus – ob per PDF, E-Mail oder Formular – und extrahiert alle relevanten Daten. Die Angaben werden direkt mit Ihren Stammdaten validiert: Artikelnummern, Preise, Mengen, Liefertermine und mehr. Unstimmigkeiten werden erkannt – und nur bei Bedarf zur Prüfung angezeigt.
Ob automatisch ins ERP übertragen oder mit manueller Freigabe: Sie behalten die volle Kontrolle.
Ihre Vorteile auf einen Blick
5× schneller – ohne Mehraufwand
Versteht Dokumente wie ein Mensch – unabhängig von Sprache & Layout
Läuft mit Ihrem bestehenden ERP
Sofort einsatzbereit – ohne KI -Trainingsaufwand
DSGVO-konform – entwickelt in Deutschland
Bei Unsicherheiten fragt die KI nach – Sie behalten die Kontrolle.
So funktioniert’s
Dokumente oder E-Mail empfangen
Sie leiten eingehende Aufträge weiter – der Rest läuft automatisch.
Daten auslesen
smartextract extrahiert alle relevanten Auftragsdaten: Positionen, Mengen, Preise, Liefertermine und mehr.
3.
Abweichungen werden erkannt
Die erfassten Daten werden automatisch gegen Ihre Stammdaten geprüft. Bei Unsicherheiten fragt die KI nach – Sie behalten die Kontrolle.
4.
Freigeben und ins ERP übernehmen
Sie entscheiden: Bei Freigabe schreibt smartextract die geprüften Daten direkt in Ihr ERP.
Welche Daten smartextract prüft – flexibel & vollständig
smartextract verarbeitet PDFs, E-Mails und ERP-Daten – egal ob 2- oder 3-Wege-Abgleich. Alle relevanten Dokumente werden automatisch geprüft und miteinander abgeglichen.
Bestellbestätigungen
Automatischer Abgleich von Menge, Preis & Liefertermin mit Ihrer Bestellung.
Rechnungen
Erkennt Preisabweichungen vor Freigabe – für maximale Transparenz.
Lieferscheine
Optionaler Abgleich für den Wareneingang im 3-Wege-Matching.
Bestellungen (ERP)
Dient als Referenz: strukturierte ERP-Daten für den automatischen Vergleich.
Leistungsverzeichnisse
Zur Validierung von Artikelnummern, Einheiten oder Langtexten.
Anmerkungen & Begleittexte
Auch formlose Kommentare oder Hinweise (z. B. geänderte Termine) werden berücksichtigt.
Nahtlose Integration in Ihre Systemlandschaft
Von Mittelstand für Mittelstand
Als inhabergeführtes Unternehmen sind wir selbst im Mittelstand verwurzelt. Unser Ziel ist kein schnelles Wachstum oder ein Exit wie bei VC-finanzierten Startups – sondern langfristige Partnerschaften und echte Unterstützung für Unternehmen wie Ihres.
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