Bestellbestätigungen 80% schneller abgleichen
In 2 Minuten: Wer wir sind, was wir tun, und wie Sie profitieren.
Warum manuelles Prüfen Sie mehr kostet, als Sie denken
- Abweichungen bei Preis, Menge oder Lieferdatum bleiben unbemerkt
- Rückfragen verzögern Lieferungen und erzeugen Mehraufwand
- Änderungen werden zu spät erkannt oder gar nicht dokumentiert
👉 Das kostet Zeit, Geld – und Nerven.
Weniger Aufwand – weniger Fehler
Abgleich per KI – automatisch & sicher
Einkauf behält die volle Kontrolle
Einfach starten – mit Ihrem ERP
Die Lösung: Automatisierter Abgleich – Sie entscheiden
smartextract liest eingehende Auftragsbestätigungen (PDF oder E-Mail) automatisch aus und gleicht sie mit den Bestelldaten im ERP ab. Abweichungen bei Preis, Menge oder Termin werden erkannt – und nur relevante Fälle angezeigt.
Ob automatisch weiterverarbeitet oder mit manueller Freigabe: Sie behalten die volle Kontrolle.
Ihre Vorteile auf einen Blick
80 % schneller – ohne Mehraufwand
Weniger Rückfragen – reibungsloser Ablauf
Läuft mit Ihrem bestehenden ERP
Sofort einsatzbereit – ohne KI -Trainingsaufwand
DSGVO-konform – entwickelt in Deutschland
Kompatibel mit jedem PDF & E-Mail-Format
So funktioniert’s
PDF oder E-Mail empfangen
Sie leiten Bestellbestätigungen als PDF oder E-Mail-Anhang weiter – der Rest läuft automatisch.
Daten auslesen & mit Bestellung abgleichen
smartextract extrahiert die Inhalte und gleicht sie mit Ihrer ERP-Bestellung ab – ganz ohne KI-Trainingsdaten.
3.
Abweichungen werden erkannt
Unsere KI zeigt nur relevante Abweichungen bei Menge, Preis oder Lieferdatum – keine irrelevanten Hinweise.
4.
Freigabe durch Sie – automatische Übergabe ins ERP
Sie entscheiden: Bei Freigabe schreibt smartextract die geprüften Daten direkt in Ihr ERP.
Bestellbestätigungen automatisch abgleichen – so geht’s
Enterprise-Technologie zum Mittelstands-freundlichen Preis.
Sparen Sie bis zu 80 % Zeit – ohne KI-Trainingsaufwand. Läuft in Ihrem ERP.
Free
0€
- Zugang zur Self-Service-Plattform
- Vorlagen für verschiedene KI-Modelle
- Selbstanpassbare KI-Modelle
- 1 x Use Case inkl.: Datenextraktion aus PDFs
- Keine Kreditkarte erforderlich
5K Plan
ab 4.500€ / Jahr
- 5.000 Dokumente / Jahr inkl.
- 1 x Use Case inkl.: (Bestelldatenabgleich – Matching)
- Zeitersparnis: ca. 417 Stunden / Jahr
- 100 % DSGVO-konform
- 20 % sparen: Bundle mit weiterem Use Case: z.B. Auftragserfassung oder Anfragen
10K Plan
ab 7.500€ / Jahr
- 10.000 Dokumente / Jahr inkl.
- 1 x Use Case inkl.: (Bestelldatenabgleich – Matching)
- Zeitersparnis: ca. 833 Stunden / Jahr
- 100 % DSGVO-konform
- 25 % sparen: Bundle mit weiterem Use Case: z.B. Auftragserfassung oder Anfragen
20k Plan
ab 14.500€ / Jahr
- 20.000 Dokumente / Jahr inkl.
- 1 x Use Case inkl.: (Bestelldatenabgleich – Matching)
- Zeitersparnis: ca. XX Stunden / Jahr
- 100 % DSGVO-konform
- 30 % sparen: Bundle mit weiterem Use Case: z.B. Auftragserfassung oder Anfragen
Free
0€
- Zugang zur Self-Service-Plattform
- Vorlagen für verschiedene KI-Modelle
- Selbstanpassbare KI-Modelle
- 1 x Use Case inkl.: Datenextraktion aus PDFs
- Keine Kreditkarte erforderlich
5K Plan
ab 469€ / Monat
- 5.000 Dokumente / Jahr inkl.
- 1 x Use Case inkl.: (Bestelldatenabgleich – Matching)
- Zeitersparnis: ca. 417 Stunden / Jahr
- 100 % DSGVO-konform
- 20 % sparen: Bundle mit weiterem Use Case: z.B. Auftragserfassung oder Anfragen
10K Plan
ab 779€ / Monat
- 10.000 Dokumente / Jahr inkl.
- 1 x Use Case inkl.: (Bestelldatenabgleich – Matching)
- Zeitersparnis: ca. 833 Stunden / Jahr
- 100 % DSGVO-konform
- 25 % sparen: Bundle mit weiterem Use Case: z.B. Auftragserfassung oder Anfragen
20k Plan
ab 1.499€ / Monat
- 20.000 Dokumente / Jahr inkl.
- 1 x Use Case inkl.: (Bestelldatenabgleich – Matching)
- Zeitersparnis: ca. 1.667 Stunden / Jahr
- 100 % DSGVO-konform
- 30 % sparen: Bundle mit weiterem Use Case: z.B. Auftragserfassung oder Anfragen
Alle Pakete im Vergleich – Funktionen, Integrationen & Support
Für Details zu Dokumentenanzahl, Validierung, User-Anzahl u. v. m.
| Paket | Free | 5k Plan | 10k Plan | 20k Plan |
|---|---|---|---|---|
| Dokumentenanzahl | 25 inkl. | 5000 inkl. | 10.000 inkl. | 20.000 inkl. |
| User | 1 | Unbegrenzt | Unbegrenzt | Unbegrenzt |
| Multi-Mandantenfähig | - | - | 1 inkl. | 3 inkl. |
| Dokumententypen | Nur vordefinierte Dokumenttypen (z. B. AB-Vorlage | 1 inkl. Weitere auf Wunsch - ggf. Einmalbetrag pro Dokumententyp | 1 inkl. Weitere auf Wunsch - ggf. Einmalbetrag pro Dokumententyp | 1 inkl. Weitere auf Wunsch - ggf. Einmalbetrag pro Dokumententyp |
| Dateiformate | PDF - Email - Excel, CSV - Doc(x) | PDF - Email - Excel, CSV - Doc(x) | PDF - Email - Excel, CSV - Doc(x) | |
| Vergleich der extrahierten Daten mit der Bestellung im ERP (Data Matching Use Case) | - | |||
| Validerung der extrahierten Daten mit ihren Stammdaten (Validation) | - | Optional – gegen Aufpreis (500 € / Jahr) | Optional – gegen Aufpreis (1.000 € / Jahr) | Optional – gegen Aufpreis (1.500 € / Jahr) |
| Individuelles KI-Modell - Direktes Lernen vom Anwender Feedback | - | |||
| ERP-Integration | - | Per XML, CSV oder API – mit einmaliger Einrichtungsgebühr | Per XML, CSV oder API – mit einmaliger Einrichtungsgebühr | Per XML, CSV oder API – mit einmaliger Einrichtungsgebühr |
| DSGVO-konform | ||||
| Onboarding & Virtuelles Training | - | |||
| Vorort Training | - | auf Kundenwunsch | auf Kundenwunsch | auf Kundenwunsch |
| Support | Chat und E-Mail | Chat, Email, und Telefon | Chat, Email, und Telefon | Chat, Email, und Telefon |
| Customer Success | - | Individuelle Betreuung - So oft wie nötig | Individuelle Betreuung - So oft wie nötig | Individuelle Betreuung - So oft wie nötig |
| Grundpreis pro Jahr | 0€ | ab 4.500 € | ab 7.500 € | ab 14.500 € |
Enterprise
Individuelle Lösung für große Volumen & komplexe ERP-Workflows
- > 20.000 Dokumente / Jahr
- Individuelle Workflows & Freigaben
- Eigene API- & ERP-Integration
- Persönlicher Ansprechpartner
- Flexible Volumenmodelle
Für Softwarehersteller & Plattformen
API-first Lösungen zur Integration in eigene Systeme
- White-Label- & API-Zugang
- Ideal für alle Dokumenttypen (z. B. Grundbücher, Bestellungen, Rechnungen)
- ab 5.000 Dokumente / Jahr
- Eigene Freigabelogik & Custom-Workflows
- Custom API- & ERP-Integration
- Persönlicher Ansprechpartner
- Flexible Preismodelle & Volumen
Welche Daten smartextract prüft – flexibel & vollständig
smartextract verarbeitet PDFs, E-Mails und ERP-Daten – egal ob 2- oder 3-Wege-Abgleich. Alle relevanten Dokumente werden automatisch geprüft und miteinander abgeglichen.
Bestellbestätigungen
Automatischer Abgleich von Menge, Preis & Liefertermin mit Ihrer Bestellung.
Rechnungen
Erkennt Preisabweichungen vor Freigabe – für maximale Transparenz.
Lieferscheine
Optionaler Abgleich für den Wareneingang im 3-Wege-Matching.
Bestellungen (ERP)
Dient als Referenz: strukturierte ERP-Daten für den automatischen Vergleich.
Positions- & Artikeldaten
Zur Validierung von Artikelnummern, Einheiten oder Langtexten.
Anmerkungen & Begleittexte
Auch formlose Kommentare oder Hinweise (z. B. geänderte Termine) werden berücksichtigt.
Nahtlose Integration in Ihre Systemlandschaft
Von Mittelstand für Mittelstand
Wir sind selbst Mittelständler – unabhängig, inhabergeführt und ohne Exit-Fokus wie bei VC-finanzierten Firmen.
Unser Ziel: langfristige Partnerschaften statt kurzfristigem Wachstum.
Für Unternehmen, die anpacken – wie Ihres. Genau dafür haben wir smartextract entwickelt.
Bereit für den nächsten Schritt?
Wir helfen Ihnen gern weiter.
