Anfragen automatisch verarbeiten – bis zu 90 % schneller zum passenden Angebot
KI-basiert und ohne Trainingsaufwand
Warum manuelle Anfragebearbeitung Sie Aufträge kosten kann
- Fehlerhafte Übertragungen und manuelle Eingabefehler kosten Zeit und Geld
- Unnötige Rückfragen führen zu Verzögerungen und erzeugen Mehraufwand
- Potenzielle Aufträge gehen verloren, weil die Konkurrenz schneller reagiert
Daten automatisch erfassen – weniger Fehler
Passende Artikel erkennen - per KI
Schneller zum Angebot – mehr Aufträge gewinnen
Einfach starten – mit Ihrem ERP
Die Lösung: Anfragen automatisch verstehen und erfassen
smartextract liest eingehende Anfragen – ob einfache E-Mails, Artikellisten oder komplexe Leistungsverzeichnisse – automatisch aus.
Die KI erkennt relevante Produkte und Merkmale, vergleicht externe Bezeichnungen mit Ihrer Produktdatenbank, schlägt passende Artikel vor und überträgt alle validierten Informationen direkt in Ihr IT-System, z. B. ERP.
Ihre Vorteile auf einen Blick
90 % schneller – von der Anfrage zum Angebot
Weniger Rückfragen – Angebote schneller erstellen
Läuft mit Ihrem bestehenden ERP
Sofort einsatzbereit – ohne KI -Trainingsaufwand
DSGVO-konform – entwickelt in Deutschland
Kompatibel mit E-Mail-Freitext, Excel, PDF & GAEB
So funktioniert’s
Anfrage empfangen
Sie leiten Anfragen als PDF, Excel oder E-Mail-Anhang weiter – der Rest läuft automatisch.
Daten auslesen und mit Produktstamm abgleichen
smartextract extrahiert alle Positionen und gleicht sie mit Ihrer Produktdatenbank ab – ganz ohne KI-Trainingsaufwand.
3.
Produkte erkennen & semantisch interpretieren (Optional)
Auch wenn die Produktbezeichnungen den internen Bezeichnungen nicht gleichen versteht smartextract worum es geht und schlägt semantisch passende Artikel vor.
4.
Freigabe durch Sie – automatische Übergabe ans ERP
Nach Ihrer Prüfung werden die validierten Daten automatisch ins ERP oder Ihre IT-Systeme übertragen.
Welche Daten smartextract prüft – flexibel & vollständig
smartextract liest Anfragen in jedem Format – ob E-Mail, PDF, Excel oder GAEB – automatisch aus. Dabei werden alle relevanten Inhalte erkannt, validiert und zur Angebotserstellung aufbereitet.
Anfragen per Freitext-E-Mail und PDF
Automatische Erkennung von Artikelnummern, Mengen, Einheiten und Produktbezeichnungen – ganz ohne Copy-Paste.
Artikellisten und Positionsdaten
Präzises Auslesen aller Positionen – auch bei abweichenden Bezeichnungen oder unvollständigen Angaben.
Leistungsverzeichnisse (Excel, GAEB, PDF)
Komplexe Texte und strukturierte Positionen werden semantisch interpretiert und passenden Produkten zugeordnet.
Produktdatenbank / Artikelstamm (ERP)
Dient als Referenz: Validierung und Matching mit bestehenden Produkten, Varianten und Einheiten.
Semantisches Matching (optional)
Schlägt passende Produkte aus Ihrem Sortiment automatisch vor.
Anmerkungen & Begleittexte
Auch formlose Kommentare oder Hinweise (z. B. geänderte Termine) werden berücksichtigt.
Nahtlose Integration in Ihre Systemlandschaft
Von Mittelstand für Mittelstand
Als inhabergeführtes Unternehmen sind wir selbst im Mittelstand verwurzelt. Unser Ziel ist kein schnelles Wachstum oder ein Exit wie bei VC-finanzierten Startups – sondern langfristige Partnerschaften und echte Unterstützung für Unternehmen wie Ihres.
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Wir helfen Ihnen gern weiter.