Die Dokumenten-KI für Vertrieb
Aufträge automatisch & präzise erfassen
Tippen Sie eingehende Kundenaufträge nicht mehr manuell ab – lassen Sie sie automatisch auslesen, prüfen und direkt ins ERP übertragen. Mit KI, DSGVO-konform und sofort einsatzbereit.
Vertriebsteams in ganz Deutschland nutzen smartextract bereits im Alltag.
Die manuelle Erfassung von Kundenaufträgen
bremst Sie und Ihren Vertrieb aus.
- Ihr Vertrieb verliert wertvolle Zeit für Kundengespräche und Beratung.
- Eingabefehler verursachen unnötigen Mehraufwand – z. B. Rückfragen, Korrekturen und Rückabwicklungen.
- Mit wachsendem Auftragsvolumen kommt Ihr Team an seine Grenzen
Gute Nachrichten: Die Verarbeitung von Dokumenten und E-Mails war noch nie so einfach.
Extrahieren Sie alle relevanten Informationen aus Ihren Dokumenten und E-Mails in Sekunden. Übertragen Sie die validierten Daten auf Knopfdruck nahtlos in Ihr ERP – ganz ohne Training oder großen IT Aufwand.
Sie sind 6 x schneller als bisher
Abweichungen fallen Ihnen sofort auf
Sie senken die Kosten
und werden zukunftssicher
Entwickelt aus der Zusammenarbeit mit hunderten Vertrieblern - mit smartextract erledigen Sie stundenlange Aufgaben in wenigen Sekunden
Ideal für kleine bis mittelständische Unternehmen.
- 100 % DSGVO-konform
- Kein Aufwand für IT
- Läuft in Ihrem ERP
- Braucht keine KI-Trainingsdaten
- Läuft ohne aufwendige Template-Konfiguration.
Dokumentenverarbeitung im Vertrieb
war nie einfacher
90 % Zeitersparnis gegenüber manueller Methode
Kein manuelles Abtippen oder Zeile-für-Zeile abgleichen mehr.
Verarbeitet E-Mail-Texte und beliebige Dokumentenlayouts
PDFs, E-Mails und mehr in 80+ Sprachen – out of the box
Läuft mit Ihrem bestehenden ERP
Nahtlose Integration in Ihre IT-Landschaft
DSGVO‑konform & Made in Germany
DSGVO-konform und in Deutschland entwickelt
Sofort einsatzbereit
und flexibel anpassbar
Ohne aufwändiges Setup oder Template Konfiguration
Keine KI-Trainingsdaten erforderlich
Ihre Dokumentendaten bleiben privat
So funktioniert’s
Dokumente oder E-Mail empfangen
Sie leiten eingehende Aufträge weiter – der Rest läuft automatisch.
Daten automatisch auslesen
smartextract extrahiert alle relevanten Auftragsdaten: Positionen, Mengen, Preise, Liefertermine und mehr.
3.
Abgleich mit Ihren Stammdaten
Die erfassten Daten werden automatisch gegen Ihre Stammdaten geprüft. Bei Unsicherheiten fragt die KI nach – Sie behalten die Kontrolle.
4.
Freigabe durch Sie – automatische Übergabe ins ERP
Sie entscheiden: Bei Freigabe schreibt smartextract die geprüften Daten direkt in Ihr ERP.
Welche Daten smartextract prüft – flexibel & vollständig
smartextract verarbeitet PDFs, E-Mails und ERP-Daten – egal ob 2- oder 3-Wege-Abgleich. Alle relevanten Dokumente werden automatisch geprüft und miteinander abgeglichen.
Bestellbestätigungen
Automatischer Abgleich von Menge, Preis & Liefertermin mit Ihrer Bestellung.
Rechnungen
Erkennt Preisabweichungen vor Freigabe – für maximale Transparenz.
Lieferscheine
Optionaler Abgleich für den Wareneingang im 3-Wege-Matching.
Bestellungen (ERP)
Dient als Referenz: strukturierte ERP-Daten für den automatischen Vergleich.
Leistungsverzeichnisse
Zur Validierung von Artikelnummern, Einheiten oder Langtexten.
Anmerkungen & Begleittexte
Auch formlose Kommentare oder Hinweise (z. B. geänderte Termine) werden berücksichtigt.
Nahtlose Integration in Ihre Systemlandschaft
Von Mittelstand für Mittelstand
Als inhabergeführtes Unternehmen sind wir selbst im Mittelstand verwurzelt. Unser Ziel ist kein schnelles Wachstum oder ein Exit wie bei VC-finanzierten Startups – sondern langfristige Partnerschaften und echte Unterstützung für Unternehmen wie Ihres.
Bereit für den nächsten Schritt?
Wir helfen Ihnen gern weiter.