Bestellbestätigungen 80% schneller abgleichen
Bestellbestätigungen automatisch abgleichen – so geht’s
Warum manuelles Prüfen Sie mehr kostet, als Sie denken
- Abweichungen bei Preis, Menge oder Lieferdatum bleiben unbemerkt
- Rückfragen verzögern Lieferungen und erzeugen Mehraufwand
- Änderungen werden zu spät erkannt oder gar nicht dokumentiert
👉 Das kostet Zeit, Geld – und Nerven.
Weniger Aufwand – weniger Fehler
Abgleich per KI – automatisch & sicher
Einkauf behält die volle Kontrolle
Einfach starten – mit Ihrem ERP
Die Lösung: Automatisierter Abgleich – Sie entscheiden
smartextract liest eingehende Auftragsbestätigungen (PDF oder E-Mail) automatisch aus und gleicht sie mit den Bestelldaten im ERP ab. Abweichungen bei Preis, Menge oder Termin werden erkannt – und nur relevante Fälle angezeigt.
Ob automatisch weiterverarbeitet oder mit manueller Freigabe: Sie behalten die volle Kontrolle.
Ihre Vorteile auf einen Blick
Bis zu 80 % schneller –
ohne Mehraufwand
Kein manuelles Abtippen oder Zeile-für-Zeile abgleichen mehr.
Keine Trainingsdaten
erforderlich
Ihre Dokumente bleiben privat
Läuft mit Ihrem
bestehenden ERP
Nahtlose Integration in Ihre IT-Landschaft
Layout-unabhängig
und mehrsprachig
PDFs, E-Mails und mehr in 80+ Sprachen – out of the box
Sofort einsatzbereit
und flexibel anpassbar
Ohne KI -Trainingsaufwand oder Template Konfiguration und Wartung
DSGVO‑konform &
Made in Germany
DSGVO-konform und in Deutschland entwickelt
So funktioniert’s
PDF oder E-Mail empfangen
Sie leiten Bestellbestätigungen als PDF oder E-Mail-Anhang weiter – der Rest läuft automatisch.
Daten auslesen & mit Bestellung abgleichen
smartextract extrahiert die Inhalte und gleicht sie mit Ihrer ERP-Bestellung ab – ganz ohne KI-Trainingsdaten.
3.
Abweichungen werden erkannt
Unsere KI zeigt nur relevante Abweichungen bei Menge, Preis oder Lieferdatum – keine irrelevanten Hinweise.
4.
Freigabe durch Sie – automatische Übergabe ins ERP
Sie entscheiden: Bei Freigabe schreibt smartextract die geprüften Daten direkt in Ihr ERP.
In 2 Minuten: Wer wir sind, was wir tun, und wie Sie profitieren.
Welche Daten smartextract prüft – flexibel & vollständig
smartextract verarbeitet PDFs, E-Mails und ERP-Daten – egal ob 2- oder 3-Wege-Abgleich. Alle relevanten Dokumente werden automatisch geprüft und miteinander abgeglichen.
Bestellbestätigungen
Automatischer Abgleich von Menge, Preis & Liefertermin mit Ihrer Bestellung.
Rechnungen
Erkennt Preisabweichungen vor Freigabe – für maximale Transparenz.
Lieferscheine
Optionaler Abgleich für den Wareneingang im 3-Wege-Matching.
Bestellungen (ERP)
Dient als Referenz: strukturierte ERP-Daten für den automatischen Vergleich.
Positions- & Artikeldaten
Zur Validierung von Artikelnummern, Einheiten oder Langtexten.
Anmerkungen & Begleittexte
Auch formlose Kommentare oder Hinweise (z. B. geänderte Termine) werden berücksichtigt.
Nahtlose Integration in Ihre Systemlandschaft
Von Mittelstand für Mittelstand
Als inhabergeführtes Unternehmen sind wir selbst im Mittelstand verwurzelt. Unser Ziel ist kein schnelles Wachstum oder ein Exit wie bei VC-finanzierten Startups – sondern langfristige Partnerschaften und echte Unterstützung für Unternehmen wie Ihres.
Bereit für den nächsten Schritt?
Wir helfen Ihnen gern weiter.